Power BI på Business Central: sådan får I rapporter, der opdaterer sig selv

Power BI kan hente data direkte fra Business Central via Microsofts egen connector, så rapporter over økonomi, salg og lager opdaterer sig selv flere gange om dagen. I praksis kræver det tre ting: de rigtige data stillet til rådighed i Business Central, en datamodel i Power BI, der er bygget til jeres spørgsmål, og en planlagt opdatering i Power BI-tjenesten. Så slipper økonomiafdelingen for at trække Excel-udtræk hver måned.

Hvorfor er Excel-udtræk fra Business Central et problem?

Mange virksomheder på Business Central kender rutinen: Ved månedsskiftet trækker nogen en saldobalance, en debitorliste og salget pr. varegruppe ud i Excel, sætter det sammen, retter formler og sender en fil rundt. Det virker, men det har en pris:

• Det tager tid hver gang, og ofte hos de samme få personer.
• Tallene er forældede, i det øjeblik filen er sendt.
• Hver afdeling ender med sin egen version, og møderne går med at finde ud af, hvis tal der er rigtige.
• Formlerne går i stykker, når kontoplanen eller dimensionerne ændres.

Power BI løser ikke alt det af sig selv. Men en rapport, der henter data direkte fra Business Central og opdaterer automatisk, fjerner det manuelle led og giver alle de samme tal.

Hvordan kobler man Power BI på Business Central?

Power BI Desktop har en indbygget connector til Business Central. Den henter data via de API’er og webservices, Business Central stiller til rådighed. Microsoft beskriver opsætningen i dokumentationen til Business Central. Overordnet ser forløbet sådan ud:

• Vælg data i Business Central: Hvilke tabeller skal bruges (fx finansposter, kunder, varer, salgsfakturaer og dimensioner), og er de udstillet som API eller webservice?
• Forbind fra Power BI Desktop med connectoren og den samme konto, I bruger til Business Central.
• Byg datamodellen: Rens data, lav relationer og en datotabel, og skriv målene, fx omsætning, dækningsbidrag og forfaldne debitorer.
• Udgiv rapporten til Power BI-tjenesten, og del den med de rette personer.
• Opsæt planlagt opdatering, så data hentes automatisk.

Microsoft leverer også færdige Power BI-apps til Business Central, fx til finans og salg. De er et fint sted at starte og se, hvad der er muligt, men de passer sjældent helt til jeres kontoplan, jeres dimensioner og den måde, I styrer forretningen på.

Hvor ofte kan rapporterne opdatere sig selv?

Hvor ofte en rapport kan opdateres, afhænger af jeres Power BI-licens. Ifølge Microsofts dokumentation om dataopdatering kan en semantisk model på delt kapacitet (Power BI Pro) opdateres op til 8 gange i døgnet efter tidsplan, mens Premium-kapacitet giver op til 48. For de fleste økonomi- og salgsrapporter er et par opdateringer om dagen rigeligt: én tidligt om morgenen, så tallene er klar, når folk møder ind, og én omkring frokost.

Har I brug for tal, der er helt live, kan man bruge DirectQuery i stedet for import. Så sender Power BI forespørgsler direkte mod kilden, hver gang nogen åbner rapporten. Det lyder fristende, men mod Business Central giver det ofte langsommere rapporter og mere belastning af systemet. Import med planlagt opdatering er som regel det bedste valg.

Hvad er en datamodel, og hvorfor er den vigtig?

En datamodel er den struktur i Power BI, der bestemmer, hvordan tabellerne hænger sammen, og hvordan tallene beregnes. Den bedste praksis er en stjernemodel: faktatabeller med posteringer og transaktioner i midten (fx finansposter og salgslinjer) og dimensionstabeller rundt om (konti, kunder, varer, datoer og afdelinger). Microsoft anbefaler selv stjernemodellen til Power BI.

Det er her, de fleste problemer opstår. Henter man bare alle tabeller fra Business Central ind og trækker felter ud på et lærred, får man rapporter, der er langsomme, svære at vedligeholde og giver forskellige tal afhængigt af, hvordan de er bygget. En god datamodel betyder til gengæld, at “omsætning” er defineret ét sted og betyder det samme i alle rapporter.

Hvilke faldgruber skal I være opmærksomme på?

• Dimensioner: Business Centrals globale dimensioner og genvejsdimensioner skal oversættes til noget, der giver mening i Power BI. Det kræver lidt arbejde, men det er ofte dér, den største værdi ligger.
• Flere regnskaber: Har I flere selskaber i Business Central, skal data samles og eventuelt omregnes, før koncerntallene giver mening.
• Kontoplanen: Resultatopgørelse og balance i Power BI kræver en kobling af konti til rapportlinjer. Den bør ligge et sted, hvor økonomiafdelingen selv kan vedligeholde den.
• Store datamængder: Mange års vareposter eller salgslinjer kan gøre opdateringen langsom. Inkrementel opdatering eller et mellemlag kan blive nødvendigt.
• Adgang: Hvem må se hvad? Rækkesikkerhed i Power BI kan fx begrænse sælgere til deres egne kunder.

Hvornår er Power BI direkte på Business Central ikke nok?

Så længe Business Central er jeres primære datakilde, og datamængderne er overskuelige, kommer man langt med Power BI direkte på systemet. Det ændrer sig typisk, når der kommer flere kilder til: en webshop, et CRM-system, et lagerstyringssystem eller budgetter i Excel. Så bliver det svært at holde styr på logikken i Power BI alene, og et datawarehouse eller en dataplatform bliver relevant.

I transport og logistik skal Business Central ofte spille sammen med et transport- eller lagersystem. Læs mere om Power BI til transport og logistik.

Ofte stillede spørgsmål

Næste skridt

Vil I gerne have rapporter, der opdaterer sig selv, men er usikre på, hvor I skal starte? Læs om, hvordan jeg arbejder som Power BI-konsulent. Eller book et gratis afklaringsmøde på 30 minutter, hvor vi kigger på jeres situation sammen: skriv til Datly her.