Månedsrapporten bør ikke tage en uge
I mange økonomiafdelinger går de første dage af hver måned med at trække tal ud af økonomisystemet, samle dem i Excel og rette formler. Når rapporten endelig er klar, er tallene allerede gamle, og der er ikke tid tilbage til det vigtige: at forklare dem.
Med Power BI hentes tallene automatisk fra økonomisystemet og de andre kilder. Rapporten er klar, når I møder ind, og økonomiafdelingen kan bruge tiden på analyse i stedet for udtræk.
Det kan I følge med i
- Resultat mod budget: realiseret mod budget og sidste år, pr. afdeling, med de største afvigelser øverst.
- Likviditet: likvid beholdning, forventede ind- og udbetalinger og udviklingen over tid.
- Debitorer og kreditorer: forfaldne poster, betalingstid og de kunder, der betaler for sent.
- Dækningsbidrag: pr. afdeling, produkt, kunde eller projekt.
- Omkostninger: udvikling og afvigelser, så I hurtigt kan se, hvad der stikker af.
- Nøgletal til ledelse og bestyrelse: én side med de tal, der skal bruges på møderne.
Hvilke tal der giver mening, afhænger af jeres forretning. Det finder vi ud af på afklaringsmødet.
Sådan arbejder vi
- Afklaring: vi gennemgår jeres nuværende rapporter og Excel-ark, og hvilke spørgsmål ledelsen stiller.
- Datafundament: data fra økonomisystemet og de andre kilder samles og opdateres automatisk.
- Rapporter og afstemning: rapporterne bygges sammen med økonomiafdelingen og køres side om side med Excel, indtil tallene stemmer.
- I ejer det: I får oplæring og dokumentation, så I selv kan bruge og videreudvikle løsningen.
Erfaring
Hos en kunde brugte én medarbejder 2-3 timer hver dag på at hente filer, rette rækker og samle dem i et stort Excel-ark. Efter automatiseringen er tallene klar kl. 7 hver morgen, og kunden har sparet 20-30 timer om måneden. Læs mere i Power BI vs Excel: hvornår er Excel ikke nok længere?
Spørgsmål og svar
Skal vi stoppe med at bruge Excel?
Nej. Excel er stadig godt til hurtige analyser, og med “Analysér i Excel” kan I arbejde i Excel oven på de samme tal som i Power BI.
Kan Power BI hente data fra vores økonomisystem?
Som regel ja. Business Central har indbygget forbindelse til Power BI, og de fleste andre økonomisystemer kan levere data via en API, en database eller udtræk.
Hvordan sikrer vi, at tallene stemmer?
Vi afstemmer rapporterne mod jeres nuværende tal og kører dem side om side, indtil de stemmer. Først derefter lukkes de gamle regneark.
Kan vi styre, hvem der ser hvad?
Ja. Med adgangsstyring i Power BI ser fx afdelingsledere kun deres egen afdeling, mens ledelsen ser det hele.
Hvor hurtigt kan vi komme i gang?
Det afhænger af, hvor mange systemer der skal kobles på. Mange kan have en første rapport i drift efter få uger. Jeg giver et konkret bud efter afklaringsmødet.
Læs mere: Power BI vs Excel · Power BI på Business Central · Power BI-konsulent